Конференции на сегодняшний день без сомнения занимают значительное место в мировом и российском ивент-пространстве. Причин такому положению вещей много: к примеру, формат "конференция" уже сам по себе очень гибкий и при правильном подходе поддающийся множеству настроек. В то же время нельзя не отметить и определенное количество весьма специфичных трудностей, с которыми сталкиваются как организаторы конференций, так и их участники. Обо всем об этом и пойдет речь в настоящем материале, главная тема которого конференции, связанные с ними проблемы и современные тенденции.

Начнем, как обычно, с пары общих слов. Итак, конференции как ивент-формат, сегодня используются все чаще, и у кого-то, возможно, может создаться впечатление, что организаторы порой даже излишне часто обращаются к ним. Именно в этом ряд экспертов отмечают одну из важнейших проблем, связанных с конференциями: зачастую организатор, желая провести громкий, статусный и масштабный ивент, выбирает формат конференции, совершенно не понимая, где он удачно впишется, а где лучше будет обратиться к другим решениям.

Иными словами, сегодняшняя все растущая популярность конференций у организаторов и, что не менее важно, у аудитории иногда делает только хуже репутации этого ивент-формата, потому что его начинают применять к месту и не к месту. Однако, подобная ситуация скорее временная, и, по словам большинства event-экспертов, спустя определенный отрезок времени она тем или иным образом нормализуется. Кроме того, не стоит забывать, что конференции в том виде, в котором мы можем их сегодня наблюдать, существуют фактически на стыке нескольких родственных форматов от выставок до классических бизнес-ивентов в некоторых ситуациях. Этот момент также накладывает некоторые трудности, но обо всем по порядку.

Что такое конференция

Большинство проблем, с которыми может столкнуться организатор конференции, корнями уходят в непонимание компаниями того, чем конференция является, и того, чем конференция не является. Здесь, на самом деле, довольно тонкий, но в то же время максимально критичный для конечного результата момент. Если говорить в целом, то конференции - это деловое специальное мероприятие, имеющее относительно жесткий, стандартизированный формат и практическую направленность. Но если посмотреть на реальное состояние дел в индустрии, то становится очевидно, что существует огромное количество примеров, когда организаторы конференций с помощью каких-то нестандартных ходов, креативных решений расширяют сам формат, таким образом, развивая его.

Константин Бриджман, генеральный директор Expomedia Group: "По некоторым оценкам, сектор деловых мероприятий в России освоен не более чем на 25%. При этом стремительное развитие этого сектора происходит буквально на наших глазах. Лет десять назад выбор мероприятий для бизнес-кругов был очень узок, сейчас же только наша группа компаний Expomedia Russia ежегодно проводит более 120 конференций, форумов и саммитов. На наших глазах формируется культура посещения деловых мероприятий среди бизнес-сообщества России. В Европе, к примеру, специалист среднего уровня планирует посещение минимум 1-2 деловых мероприятий в год, не говоря уже о руководителях высшего уровня. Для последних – посещение бизнес-саммитов является мощным рычагом для развития бизнеса собственных компаний".

Современные конференции могут порой довольно сильно отличаться от того, что понимается под конференциями в классическом смысле, однако эти ивенты по-прежнему называются конференциями. Для наглядности приведем иллюстрацию, к примеру, из индустрии компьютерных развлечений. В ней большинство масштабных и статусных специальных мероприятий проводятся либо в формате выставки, либо в формате конференции, что, в целом, логично и легко объяснимо, так как оба упомянутые формата позволяют участникам ивента максимально полно представить свои продукты и товары. Однако рядовому посетителю легко запутаться: на конференциях компании-участницы работают на стендах, а на выставках определенное время уделяется докладам. В то же время понять, что есть что, довольно просто: достаточно определить, что имеет первостепенное значение в контексте того или иного проекта, а что второстепенное, ведь конференция, какой бы ни была форма участия в ней, всегда остается, в первую очередь, площадкой для дискуссии, и в этом-то как раз и заключается определяющий момент.

Константин Бриджман: "Бизнес-конференция всегда является срезом развития сегмента, ниши или рынка. Конференция не является образовательным элементом, не дает базовых знаний об отрасли, для этого есть другие образовательные форматы. Но она дает информацию о реальном опыте компаний, работающих на определенном рынке, предоставляет возможность получить в формате интерактива ответы на интересующие вопросы, познакомиться с коллегами по цеху, экспертами, представителями российского и международного бизнеса, а в некоторых случаях и найти работодателя".

Любовь Горбунова, руководитель направления Best Practice Консалтинг-Центра «ШАГ»: «Конференции, безусловно, предназначены для установления контактов между потенциальными партнерами. Но, когда выступающий из носителя опыта превращается в объект коммерческой охоты, а те, кто на него «охотится», не представляют для выступающего интереса, то изначальная цель конференции «общения равных» смещается. Кроме того, избыточный коммерческий блеск в глазах участников дискредитирует цель мероприятия – распространение опыта: те, кто пришёл в поисках нового контракта, не интересуются содержанием самого выступления".

Далее, вне зависимости от форм и каких-то надстроек главная составляющая любой конференции - это, конечно же, контент. Он, как правило, бывает самый разнообразный, подается аудитории в большом объеме, но в то же время довольно легко ей усваивается. Кроме того, отметим, что организатору специального мероприятия описываемого формата довольно легко при прочих равных работать с посетителями ивента практически на всех стадиях. Фактически значительная часть целевой аудитории уже сама находится в постоянном поиске таких событий, если они, разумеется, разрабатываются и продвигаются на должном уровне.

Как следствие, организатору конференции в большинстве случаев довольно удобно выстраивать коммуникации как с участниками проекта, так и с его посетителями. Просто они все в рамках ивента говорят на одном и том же языке, образно выражаясь. В качестве локализированного примера не совсем из делового сектора, но, тем не менее, очень яркого представим некую медицинскую конференцию, посвященную новому лекарству. Туда приглашаются все заинтересованные стороны, включая специалистов, занимавшихся разработкой лекарства, врачей, которые в будущем будут его использовать, независимых экспертов. Это все люди из одной индустрии, использующие один и тот же индустриальный жаргон, возможно, давно знакомые друг с другом, и в данном случае организатору, условно говоря, достаточно сделать небольшой толчок, чтобы механизм конференции заработал на полную катушку.

Роль организатора

Здесь мы подходим к еще одному очень важному вопросу - к роли организатора, ведь конференция - это площадка, которой пользуется не только и не столько организатор ивента, сколько его участники. Первостепенная задача организатора - создать максимально комфортные условия для всех, кто тем или иным образом связан с проектом, обеспечить всю необходимую поддержку и реализовать на уровне каждый элемент мероприятия.

К слову, именно с ролью организатора связана одна ощутимая проблема, с которой сталкиваются сегодня многие конференции. Компании, их проводящие, зачастую не могут найти правильные пропорции для своего присутствия на ивенте как участника (если оно предусмотрено, разумеется). Лично автору настоящего материала довелось присутствовать на одной конференции, где организатор вывесил на самом престижном рекламном пространстве гигантских размеров промо-баннер своей компании, что вызвало у многих гостей и участников ивента шок.

В целом, найти упомянутые пропорции - это одна из важнейших задач организатора конференции, если он хочет не просто провести удачное и успешное мероприятие, но и выжать из него максимальную пользу. Но оговоримся: тут все зависит именно от задач, которые ставит перед собой компания, проводящая конференцию, ведь они могут быть самыми разными.

Тенденции

Что же касается тенденций, то тут есть ряд очень любопытных моментов, которые становятся все более и более актуальными в последнее время. Именно им мы и посвятим заключительную часть настоящего материала. Итак, первая тенденция, о которой пойдет речь в статье, касается выступлений. Вообще, выступления, круглые столы, ответы на вопросы - это основа контентной составляющей практически любой конференции, и сегодня можно уже смело отмечать, что в рамках большинства проводимых специальных мероприятий описываемого формата участники стараются максимально уйти от каких-то стандартизированных решений, приевшихся уже, похоже, всем.

Делается это с помощью совершенно различных инструментов, но ведущая роль всегда остается у выступающей персоны, спикера. И как раз в этой области уже на протяжении нескольких лет мы можем наблюдать любопытные изменения: сегодня успешным и эффектным выступление называют, не только когда оно сопровождалось яркой презентацией, но и когда работа непосредственно спикера была не менее яркой. Но тут есть одна оговорка: практически каждая конференция и практически каждая индустрия накладывает на спикера те или иные ограничения (везде разные, само собой), однако почти всегда у него остается пространство для маневров, и ими обязательно следует пользоваться.

Константин Бриджман: "Что касается креатива в контексте организации конференций, приведу пример из нашей практики. В рамках конференции "Сетевой девелопмент в России", организованного одним из наших подразделений Infor-media Russia, было проведено бизнес-моделирование реальной ситуации: представители компании-девелопера рассказали о проекте торгового центра и стоящей перед ними задаче по привлечению под него инвестиций. На конференции они смоделировали презентацию проекта потенциальному спонсору. Рассматривая эту совершенно типичную ситуацию из жизни девелоперских компаний, бизнес-консультанты на реальном примере давали советы по корректировке презентации проекта".

Следующая тенденция - постоянно возрастающее внимание организаторов и участников конференций к новейшим технологиям. Современный ивент описываемого формата, который проводится на высоком уровне, уже невозможно представить без больших экранов, объемного звука, бесплатного доступа в Интернет по Wi-Fi и многих других детищ технологического прогресса. Однако многие организаторы и участники конференций не останавливаются на упомянутых инструментах и идут дальше, внедряя в свои проекты, к примеру, устройства для показа трехмерных изображений в воздухе.

Любовь Горбунова: «Другая проблема – это общая «гламуризация» конференций. Приоритетом является не содержание, а форма. Все чаще менеджеров привлекает возможность использовать участие в конференции, чтобы «засветиться» и подороже продать себя. Выступают не те, кто добился реальных результатов и кого присутствующие могли бы расспросить об этом, а те, у кого есть личный интерес выступить. Сказывается и кадровый голод в стране в целом, и отсутствие культуры «зарабатывания» своим трудом и достижениями, и проблема само-PRа без должных профессиональных навыков и многие другие проблемы бизнес-среды. Именно поэтому все тяжелее держать конференции на должном профессиональном уровне".

Еще один момент - развлекательная составляющая, причем увидеть ее можно сегодня даже на тех конференциях, которые существуют в индустриях, совершенно не расположенных к ее использованию. На первый взгляд, это несомненный плюс (демократизация конференций в конечном счете делает их более интересными для аудитории), однако тут не стоит забывать следующее: стоит организатору или участникам чуть-чуть "перегнуть палку", и в геометрической прогрессии возрастает риск превратить, например, крупную и статусную конференцию в настоящее шапито, подпортив тем самым не только репутацию компаний, участвующих в проекте, но и образ всей индустрии в целом.

В заключение же материала нам остается добавить, что современное положение вещей в области планирования и проведения конференций, как отмечает подавляющее большинство ивент-экспертов, позволяет нам делать весьма и весьма положительные прогнозы относительно будущего этого формата в общем ивент-пространстве. Определенные проблемы всегда существовали и существуют по сей день, но в, то же время, все большее и большее число организаторов выбирают именно формат конференции для своих новых проектов, а их общее число растет каждый год.

Анатолий Крысов, eventmarket.ru